ABD’ye gönderim hazırlığında ürün bilgileri ile yük bilgileri çoğu zaman farklı kişilerde bulunur. Üretici ürünün ayrıntılarını, operasyon ekibi paketlemeyi, marka sahibi ise satış hedefini biliyor olabilir. İlk değerlendirmeyi kolaylaştırmak için bu bilgileri tek bir hazırlık dosyasında toplamak faydalıdır. Dosyanın kusursuz olması gerekmez; hangi bilginin mevcut olduğunu ve hangi konunun tamamlanmayı beklediğini göstermesi yeterlidir.
Önce ürünün hangi sürümünü konuştuğunuzu belirleyin
Aynı adla anılan ürünlerin ölçü, malzeme, içerik veya paketleme bakımından farklı sürümleri olabilir. İnceleme talebinde ürün adının yanında konuştuğunuz sürümü de tanımlayın. Genel bir kategori adı tek başına, ürünün özelliklerini anlamaya yetmeyebilir.
- Ürünün adı, modeli veya sizin kullandığınız ürün kodu.
- Kullanım amacı ve hedeflenen kullanıcı grubu.
- Bilinen malzeme veya içerik bilgisi.
- Renk, ölçü, set içeriği gibi değişen özellikler.
- Mevcut ürün görselleri ve varsa ürün sayfası bağlantısı.
- Üretim veya tedarik durumuna ilişkin kısa açıklama.
Henüz kesinleşmeyen bir sürüm varsa bunu açıkça işaretleyin. Ürün sonradan değiştiğinde daha önce verilen bilgilerin de yeniden gözden geçirilmesi gerekebileceğini planınıza ekleyin.
Belge listesini, belge sonucuyla karıştırmayın
Elinizdeki dosyaların isimlerini ve hangi ürünle ilişkili olduklarını listeleyin. Bir dosyanın bulunmasıyla o dosyanın belirli bir değerlendirme için yeterli olup olmadığı ayrı konulardır. Bu nedenle “Bütün belgelerimiz tamam” demek yerine, mevcut belge başlıklarını paylaşmak daha açıklayıcı olur.
İlk listeye dosyanın neyle ilgili olduğunu, hangi ürün sürümünü anlattığını ve sizin hangi soruya yanıt aradığınızı ekleyebilirsiniz. Belgeyi yorumlayamıyorsanız yorum yapmaya çalışmayın. “Bu belgenin hangi aşamada kullanılacağını bilmiyoruz” ifadesi de değerlendirilebilir bir bilgidir. Ürün uygunluk ön incelemesinin amacı, incelenecek başlıkları ve sonraki adımları görünür kılmaktır; bu çalışma resmî uygunluk belgesi veya Amazon satış onayı değildir.
Ürün ölçüsü ile taşıma paketini ayrı yazın
Tek bir ürünün ölçüsü, gönderilecek kolinin ölçüsüyle aynı bilgi değildir. Hazırlık notunda bunları ayrı başlıklarda tutun. Birden fazla ürün türü veya farklı koli varsa hepsini tek bir ortalama altında toplamak yerine farklılıkları belirtin.
- Ürün başına bilinen ölçü ve ağırlık bilgisi.
- Koli adedi ve her farklı koli için ölçüler.
- Koli başına veya toplam ağırlığın hangisinin paylaşıldığı.
- Paketleme kesinleşti mi, değişebilir mi?
- Çıkış ve hedeflenen teslim noktası.
Kesinleşmemiş paket bilgisinin yanına “tahmin” notu ekleyin. Deniz yolu ve hava yolu seçenekleri değerlendirilirken aynı bilgi seti üzerinden konuşulması karşılaştırmayı kolaylaştırır.
Eksik bilgiyi bir iş listesine dönüştürün
Boş bir alanı sessizce atlamak yerine, eksik bilgiyi kimin tamamlayacağını yazın. Örneğin “Koli ölçüsünü paketleme tamamlanınca operasyon ekibi paylaşacak” veya “Mevcut dosyanın hangi ürün sürümüne ait olduğu üreticiden sorulacak” gibi bir not, belirsizliği takip edilebilir hale getirir.
Her eksik bilgi için bir sorumlu ve sonraki kontrol adımı belirleyin. Henüz alınmamış bir yanıtı varsayım olarak kullanmayın. Bu sayede ürün incelemesiyle gönderim planı arasında hangi konunun beklediğini görmek kolaylaşır.
Örnek hazırlık notu
Bu metin yalnızca dosya düzeni örneğidir; gerçek bir müşteriyi veya ürün onayını temsil etmez.
“Ürünümüzün modeli ve görselleri belli. İki farklı ölçü seçeneği var. Malzeme açıklamasını üreticiden aldık; elimizdeki belge dosyasının hangi modele ait olduğunu doğruluyoruz. Koli sayısı tahmini, son paket ölçüleri henüz hazır değil. Ön incelemede eksik ürün bilgilerini belirlemek; gönderim değerlendirmesinde ise son ölçüler geldikten sonra iki taşıma seçeneğini konuşmak istiyoruz.”
Hazırlığınızın hangi aşamada olduğunu görüşme talebinizde paylaşabilirsiniz. Talebinizi iletişim formundan iletebilirsiniz.